Про архівний підрозділ

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ

відділу освіти Лисянської районної державної адміністрації.

            1. Згідно із законом України «Про національний архівний фонд та архівні установи» органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні та комунальні підприємства, установи та організації, створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих та інших цілей, а також для захисту прав та законних інтересів громадян.

            2. Архівний підрозділ є самостійною структурною частиною організації.

            У разі недоцільності створення самостійної структурної частини архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо).

            3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету міністрів України, іншими нормативними актами та цим положенням.

            З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів).

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов’язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації.

6. Основними завданнями архівного підрозділу є :

Приймання від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації.

Контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації.

Участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ відділу, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі.

Ведення державного обліку документів Національного  архівного фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній установі, архівному відділу міської ради.

Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення і знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду.

Створення та вдосконалення довідкового аппарату до архівних документів.

Організація в установленному Держкомархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам.

Підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної архівної установи, архівного відділу міської ради.

Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право :

Вимагати від структурних підрозділів відділу освіти передання на зберігання документів, оформлених згідно з чиним законодавством.

Повертати структурним  підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.

Давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу.

Запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи.

Інформувати керівництво відділу освіти про стан робот з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

Брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади начальником відділу освіти.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами відділу визначається начальником відділу освіти.

9. До складу документів архівного підрозділу входять :

Закінчені у поточному діловодстві документ из паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організаціями.

Науково – технічна, кінофотофоновідеодокументація, електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах.

Особові архівні фонди працівників організації.

Друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково – методичної та інформаційно – довідкової роботи архівного підрозділу відділу освіти.

Довідковий та обліковий аппарат до архівних документів.

Документ з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі відділу освіти окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.

Науково – технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу відділу освіти відразу після її затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

11. Встановлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі відділу освіти :

Для районних рад та державних адміністрацій – 10 років,

Для науково – технічної документації – 25 років,

Для електронних документів – 5 років після їх виготовлення.

Строки тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі організації можуть бути змінені з дозволу державної архівної установи, до якої зазначені документи надходять на постійне зберігання.